ŞİRKET POLİTİKASI
GÜVENÇ BOYA A.Ş., paydaşlarından KVKK T01 Kişisel Verilerle İlgili Genel Aydınlatma Metni’nde ve KVKK T03 Personel İçin Aydınlatma Metni’nde açıklanan yollarla toplanan kişisel verilerin gizliliğinin korunması için azami özen ilkesi çerçevesinde, gereken tüm idari ve teknik önlemleri almakta ve bu verileri, önlemlere uygun şekilde fiziksel ve/veya elektronik ortamda saklamaktadır.
GÜVENÇ BOYA A.Ş., topladığı tüm kişisel verileri, ilgili mevzuata ve şirket politikalarına uygun olarak ve yukarıda adı geçen aydınlatma metinlerinde belirtilen şartlarda işler, saklar veya paylaşır. GÜVENÇ BOYA A.Ş., işbirliği içinde olduğu kurum veya kuruluşlarla bilgi paylaşması halinde, bu şirketlerin GÜVENÇ BOYA A.Ş.’nin gizlilik standartlarına ve şartlarına uymalarını sağlamak için gerekli önlemleri alır.
GÜVENÇ BOYA A.Ş., tüm çalışanlarının da gizlilik politikasına uygun davranmaları ve bu konuda gereken hassasiyeti göstermesini sağlamak için gerekli önlemleri almaktadır. Çalışanlarımız eğitimler yoluyla hem kendi kişisel verileri hem de paydaşlara ait kişisel verilerin korunması hakkında bilgilendirilmektedir.
Bu politikada yer verilen taahhütler GÜVENÇ BOYA A.Ş.’nin web sitesi ve diğer kanalları aracılığıyla paylaşılan bilgiler için geçerlidir. Bu sitede veya diğer kanallarda, başka web sitelerine link verilmesi halinde, link verilen web sitelerinin gizlilik ilkeleri ve kullanım şartları geçerli olup ilgili web sitelerinin ziyaret edilmesi nedeniyle uğranabilecek zarardan GÜVENÇ BOYA A.Ş. sorumlu değildir.
GÜVENÇ BOYA A.Ş., gizlilik politikasına yönelik prensiplerin, güncel tutulması ve başta ilgili mevzuata ve şirket politikalarına uygun hale getirilmesi için bu politikada düzenlenen hususları önceden haber vermeksizin değiştirme hakkını saklı tutar.
GÜVENÇ BOYA A.Ş Çerez Politikaları
- Çerez Nedir: Çerez veya bilinen ismiyle “cookie”, mobil ve masaüstü cihazlar kullanarak sitelerimizi (guvencboya.com.tr ) ziyaret ettiğinizde bilgisayarınız veya mobil cihazınıza (akıllı telefon, tablet gibi) kaydedilen küçük metin dosyası veya bilgilerdir. Çerezler genellikle geldikleri internet site isimlerini, kullanım ömürlerini (cihazınızda ne kadar süre ile kalacağını) ve rastgele verilen sayılardan oluşan değerler içerir.
- Ne için Kullanıyoruz: Çerezleri, sitelerimizin daha kolay kullanılması, sizin ilgi ve ihtiyaçlarınıza göre ayarlanması ve kullanıcılarımıza akıllı reklam gösterimi için kişiselleştirme amacıyla kullanıyoruz. İnternet siteleri bu çerez dosyaları okuyup yazabiliyorlar ve bu sayede tanınmanız ve size daha uygun bir internet sitesi sunulması amacıyla sizinle ilgili önemli bilgilerin hatırlanması sağlanıyor (tercih ayarlarınızın hatırlanması gibi). Çerezler ayrıca, sitelerimiz üzerinde gelecekteki hareketlerinizin hızlanmasına da yardımcı olur. Bunlara ek olarak, ziyaretçilerin sitelerimizi nasıl kullandığını anlamak ve sitelerimizin tasarımı ile kullanışlılığını geliştirmek amacıyla çerezleri sitelerimizin kullanımı hakkında istatistiksel bilgiler toplamak için de kullanabiliriz.
- Hangi Türlerini Kullanıyoruz: Oturum çerezleri (session cookies) ve kalıcı çerezler (persistent cookies) olmak üzere sitelerimiz genelinde iki tür çerez kullanmaktayız. Oturum çerezleri geçici çerezler olup sadece tarayıcınızı kapatıncaya kadar geçerlidirler. Kalıcı çerezler siz silinceye veya süreleri doluncaya (bu şekilde çerezlerin cihazında ne kadar kalacağı, çerezlerin “kullanım ömürlerine” bağlı olacaktır) kadar sabit diskinizde kalırlar.
Üçüncü Parti Çerezleri (3th Party Cookies)
İş ortaklarımız, reklam platformları, sosyal medya platformları ile analitik bilgileri toplama hizmeti veren, sitemiz genelinde kullanılan bu servis sağlayıcılar hizmetlerini sunabilmeleri için sitelerimizi ziyaret ettiğinizde, bizim yerimize cihazlarınıza çerez kaydetmelerine izin verebiliriz. Bu çerezler hakkında daha fazla bilgi edinmek ve bu çerezlerin nasıl kontrol edileceğine ilişkin ayrıntılı bilgi için, lütfen bu üçüncü parti kurum ve kuruluşların gizlilik politikalarını veya çerez politikalarını inceleyiniz.
| Kullanılan Çerez | Ne İşe Yarar | Kullanım Ömrü | Ayrıntılar |
| İzleme/Analiz | www.guvencboya.com.tr sitesi içerisinde nerelerde gezindiğiniz ve neler yaptığınız hakkında isimsiz (anonim) toplu veriler sağlar | Kalıcı, oturum ve 3. parti | Google Analytics YouTube İzlenmesi Gemius Comscore |
| Sosyal Medya / Paylaşım | Yorumları, sayfaları, yer imlerini paylaşmanızı sağlar ve sosyal ağlar ile sosyal araçlara daha kolay erişim sunmaya yardımcı olur. | 3. parti | Facebook YouTube |
| Siteler arası izleme | Kullanıcının IP adresi sayesinde yaklaşık adresinin (şehir, ilçe, posta kodu) belirlenmesini ve kullanıcının içerik ve reklam tercihlerine göre en uygun olanlarını kullanıcıya sunulmasını sağlar. | Oturum, 3.parti | Mobil Reklam platformları |
| Google Analitikleri | Bu tür çerezler tüm istatistiksel verilerin toplanmasını bu şekilde Sitenin sunumunun ve kullanımının geliştirilmesini sağlar. Google, bu istatistiklere toplumsal istatistikler ve ilgilere ilişkin veriler eklemek suretiyle, kullanıcıları daha iyi anlamamızı sağlar. | Kalıcı, oturum ve 3.part | Google Analytics |
- Çerezleri nasıl kontrol edebilir veya silebilirsiniz: Birçok internet tarayıcısı, varsayılan olarak çerezleri otomatik olarak kabul etmeye ayarlıdır. Bu ayarları, çerezleri engelleyecek veya cihazınıza çerez gönderildiğinde uyarı verecek şekilde değiştirebilirsiniz. Çerezleri yönetmenin birkaç yolu bulunmaktadır. Tarayıcı ayarlarınızı nasıl düzenleyeceğiniz hakkında ayrıntılı bilgi almak için lütfen tarayıcınızın talimat veya yardım ekranına başvurun. Eğer kullandığımız çerezleri devre dışı bırakırsanız, bu eylem şirketimizin web sitesindeki kullanıcı deneyiminizi etkileyebilir; örneğin sitenin belirli bölümlerini görüntüleyemeyebilir veya tekrar ziyaret ettiğinizde sizin için özelleştirilmiş olan bilgilere ulaşamayabilirsiniz. Siteyi görüntülemek için farklı cihazlar kullanıyorsanız (ör. bilgisayar, akıllı telefon, tablet vb.), bu cihazların her birindeki her tarayıcının çerez tercihlerinize uygun şekilde ayarlanmış olduğundan emin olmanız gerekir.
SOSYAL MEDYA KULLANIM POLİTİKASI
GÜVENÇ BOYA A.Ş., aşağıda adı geçen sosyal medya platformlarında kendi sayfalarını / kanallarını sürdürmektedir:
Şirket adına sadece Facebook sayfası bulunmaktadır. Diğer platformların (Twitter, Instagram, Linkedln, Youtube) olması halinde ek kurallar eklenebilir. Sayfaların açılması ve yönetim yetkisi, Genel Müdür’dedir. Bunun dışında açılan hesaplar ve sayfalar şirketimizle ilgili değildir. Tespiti halinde, GÜVENÇ BOYA A.Ş. yasal yollara başvurabilir. Sayfalarda, şirket faaliyetleri (Fabrika geneli, üretim faaliyeti, fuar vb etkinlikler, sosyal faaliyetler vb) sırasında çekilen fotoğraf ve videolar paylaşılmaktadır. Bunun dışında milli ve dini bayramlara ait kutlama / anma mesajları yayınlanabilmektedir.
Sosyal medya sayfalarında, gerekli parametre ve gizlilik ayarları Genel Müdür tarafından yapılır.
Fotoğraf ve videolarda yer alan çalışanlarımızın görüntüleri ancak açık rızaları alınmışsa yayınlanabilir, bunun dışında müşterilerimizin, tedarikçilerimizin, ziyaretçilerimizin görüntülerine yer verilmez. Paylaşımlarda, çalışanlarımızın adları etiketlenmez, hiçbir kişisel verisi izni olmaksızın paylaşılmaz.
Bunun dışında, çalışanlarımızın ve alt işveren çalışanlarımızın, sosyal medya kullanımında dikkat etmesi kurallar aşağıda açıklanmıştır:
- Sosyal ağlarda, GÜVENÇ BOYA A.Ş. veya sektörle ilgili bir konuda fikir beyan ediliyorsa, kişisel düşünceniz olduğu belirtmek zorundadır.
- Şirket, çalışma arkadaşları ve kendi itibarını korumak zorundadır. İtibar zedeleyici herhangi bir yorum yapılmaktan kaçınılacaktır.
- Müşteriler, rakipler, tedarikçiler, kamu veya özel kurum ve kuruluşlar hakkında itibar zedeleyici herhangi bir yorum yapılmayacaktır.
- GÜVENÇ BOYA A.Ş. çalışanlarına, müşterilerine, tedarikçilerine ve diğer paydaşlara ait hiçbir bilgi paylaşılmayacaktır.
- Sosyal ağlarda, onay alınmadıkça diğer kişilerin fotoğraflarını paylaşmamalı ve adlarını etiketlememelidir.
- Ayrımcı, tacizci, ırkçı, dini veya cinsel içerikli, saldırgan ve rahatsız edici tarzda yorumlar yazılmayacaktır.
- Şirketin sosyal medya sayfalarında, hiçbir ticari ürünün reklamı, hiçbir siyasi partinin propagandası yapılmayacaktır.
- Şirket bünyesindeki kişi, ofis, toplantı, çalışma içeriğine ait detaylar, mekanlar vb sosyal medyada etiketlenmeyecektir. Örneğin Facebook’ta “XXX Otel’de, X, Y ve Z ile birlikte XXX amaçlı eğitimdeyiz” yazılmayacaktır. Gizlilik, güvenlik ve rekabet açısından risk oluşturulabilir.
- Paylaşılması düşünülen bir içerik hakkında şüpheye düşülmüşse, İnsan Kaynakları Sorumlusu’na danışılacaktır.
- Sosyal medya platformlarına herhangi bir içerik (metin, resim, video vb.) yüklemesi yaparken dikkatli olmak gerekir. Farkında olmadan marka ya da telif hakları ihlal edilebilir.
- Çalışanlar sosyal medyada paylaştıkları ve yayınladıkları içeriklerden kişisel olarak sorumludur.
- Sosyal medyada yazılı mesajların yanlış anlaşılma ihtimaline karşı, yazım kurallarına uygun davranılacaktır.
- Yetki verilmemiş kişiler asla kendini firmanın resmi sözcüsü olarak tanıtmamalıdır.
- Şirketle ilgili başkaları tarafından yazılmış olumsuz mesajlara karşı olumsuz mesaj yazılmayacak, sağduyulu ve nazik yaklaşılacaktır.
- İnternette paylaşılanların, kaldırılsa veya silinse bile tamamen kaldırılamayacağının farkında olunacak.
Çalışanlarımız, kişisel sosyal medya sayfalarındaki parametre ve gizlilik ayarları konusunda, İnsan Kaynakları Sorumlusu’na danışabilirler.
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
POLİTİKA AMACI:
Bu politika, şirketimizin aldığı ve işlediği kişisel verilerin saklanması ve imha işlemlerinin yönetilmesine dair yaklaşımını tanımlamak amacıyla, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik baz alınarak hazırlanmıştır.
TANIMLAR:
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini
Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı
Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
SAKLAMA ve İMHA GEREKÇELERİ, SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ:
Şirketimiz, işlediği kişisel verileri, yasal zorunlu faaliyetlerini ve ticari faaliyetlerini yerine getirebilmek amacıyla, Kişisel Veri Envanteri ile belirlenen ve VERBİS (Veri Sorumluları Sicili)’de kamuya açık şekilde ilan edilen saklama süreleri zarfında, fiziksel ve/veya elektronik ortamlarda güvenli bir şekilde saklamaktadır. Kişisel Veri Envanteri’nde, her bir kişisel verinin, hangi ortamlarda işlendiği, saklandığı ve hangi yöntemlerle imha edildiği tanımlanmıştır. Kişisel veriler, başta 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve şirket faaliyetlerimizi ilgilendiren tüm mevzuat şartlarına uygun şekilde muhafaza edilmektedir.
Kişisel veri saklama sürelerinin belirlenmesinde, kişisel verinin işlenmesindeki hukuki gerekçe veya işleme amacı dikkate alınır. Kişisel veri, yasal şartlar gereği olarak toplanan ve işlenen bir veri ise, saklama süresi, ilgili mevzuatta yer alan süre olarak Kişisel Veri Envanteri’nde tanımlanır. Diğer veriler için ise, işleme amacına uygun şekilde, ilgili faaliyetlerin yerine getirebilmesini sağlayacak süreler belirlenir ve Kişisel Veri Envanteri’nde tanımlanır. Saklama süreleri bazen “ay”, “yıl” gibi tanımlanırken, bazı kişisel veriler için “…. Bitiminde”, “…………yapılana kadar” şeklinde tanımlanabilmektedir. Bu sebeple her bir kişisel veri için, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir.
Kişisel veriler, VERBİS’de kamuya açık şekilde ilan edilen “Veri Güvenliği Tedbirleri” alınarak saklanmaktadır. Çalışanlar için yetki matrisi hazırlanması, eğitimler yapılması, çalışanlarla ve veri işleyenlerle gizlilik sözleşmeleri yapılması gibi idari tedbirlerin yanı sıra, güncel antivirüs sistemleri kullanımı, güvenlik duvarı kullanımı, yedekleme vb teknik veri güvenliği tedbirleri alınmaktadır.
Kişisel verilerin imhasında, seçilen yönteme göre, silme, yok etme, anonim hale getirme işlemi, kişisel verinin tekrar erişilmesi, geri getirilmesi, kullanılması veya veri sahibi ile ilişkilendirilmesini mümkün kılmayacak şekilde hareket edilir.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, belirlenmiş olan imha yöntemlerine göre imha edilir ve Veri İmha Tutanağı kullanılarak işlem kayıt altına alınır. Bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır.
Kişisel verilerin saklama ve imhasında, “Kişisel Veri Envanteri” ve “Kişisel Veriler İçin Yetki Matrisi ve Yetkilerin Yönetimi Tablosu”yla belirlenen sorumlular görev alır. İmha işlemlerinde görev alanlar, Veri İmha Tutanağı’nda kayıt altına alınır.
Şirketimiz, her 3 ayda bir (Mart, Haziran, Eylül ve Aralık ayları) kişisel verileri gözden geçirerek, saklama süresi dolan verileri tespit eder ve kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu süre, altı ayı geçmez.
İLGİLİ KİŞİNİN (VERİ SAHİBİNİN) TALEBİ HALİNDE KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
Kişisel veri sahipleri, Kişisel Verilerle İlgili Genel Aydınlatma Metni’mizde yer alan iletişim yöntemlerini kullanarak verileri hakkında bilgi talep edebilir. Bu talebin, kişisel verisinin silinmesi olması halinde:
- Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, talebe konu olan kişisel veriler imha edilir. İlgili kişinin talebi en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve yazılı olarak / elektronik ortamda bilgilendirilir.
- Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa ve talebe konu veriler, veri işleyen taraflara aktarılmışsa, şirketimiz durumu Veri İşleyen’e bildirir ve imha işlemlerinin yapılmasını sağlar.
- Kişisel veri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, şirketimiz tarafından gerekçesi açıklanarak reddedilir ve en geç 30 gün içinde ret cevabı yazılı olarak / elektronik ortamda bildirilir.
GENEL AYDINLATMA METNİ
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Hakkında:
- Aldığımız Kişisel Verileriniz ve İşleme Amaçlarımız:
- Müşterilerimizden Toplanan Kişisel Veriler: Adı-soyadı, e-posta adresi, telefon no, TC Kimlik No (Bireysel müşterilerimizden, fatura kesebilmek için), şirketimizi ziyareti halinde güvenlik kamerası görüntüleri, çekilmesi halinde fotoğraf vb veriler.
- Tedarikçilerimizden Topladığımız Kişisel Veriler: Ürün veya hizmet satın alma sürecinde, tedarikçi yetkilisi ve çalışanlarının adı-soyadı, iletişim bilgileri (Telefon, e-posta), hizmetin niteliğine göre hizmeti sunan tedarikçi personelinin diğer kişisel verileri, şirketimizi ziyareti halinde güvenlik kamerası görüntüleri vb
- İş Başvurusu Yapan Çalışan Adaylarından Topladığımız Kişisel Veriler: Kimlik, iletişim, mesleki deneyim (Öğrenim, eğitim ve çalışma geçmişi), adli sicil kaydı, referansların kimlik ve iletişim verileri, uyruk, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet, medeni durum, askerlik durumu, sağlık / engellilik durumu vb. Aday, kendi sunduğu özgeçmişinde, şirketimiz tarafından talep edilmeyen başka kişisel verilerini de paylaşmış olabilir, bu veriler GÜVENÇ BOYA tarafından kullanılmaz, işlenmez.
- Web Sitesinde Yer Alan Sipariş Takip Uygulamasını (sipariş.guvencboya.com.tr) Kullanan Müşteriler: Müşteri kullanıcı adı (e-posta adresi), parola bilgisi.
- Şirketimizde İnternet Bağlantısını Kullanmak İsteyen Kişiler: TC Kimlik No ve IP NO.
- Diğer: İş faaliyetlerinin yürütümü sırasında temas edilen diğer taraflardan alınan adı-soyadı, iletişim bilgileri vb.
- Tüm Ziyaretçiler: Covid-19 salgını döneminde, işyerine giriş yapan tüm kişilerin vücut sıcaklığı ölçüm verileri ve HES kodu sorgulama ile erişilen risk durumu
- Mevzuatta düzenlenen hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek
- Müşterilerimizin ihtiyaçlarını anlamak ve doğru teklifi sunabilmek
- Müşterilerle iletişimi geliştirmek ve daha etkin ve kaliteli hizmet sunabilmek
- Pazarlama ve satış süreçlerini yürütülebilmek
- Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi vermek
- Faturalandırma ve tahsilatı yapmak
- İşe başvuru süreçlerini yönetmek ve adayı değerlendirmek (İş başvurusu yapan adaylar için)
- Satın alma süreçlerini yürütmek (Tedarikçiler için)
- İş süreçlerimizi yürütebilmek (Diğer taraflar)
- Kişisel Verilerinizi Hangi Yollarla Topluyoruz:
- Client IP Adresi: Bağlantı isteği yapılan kullanıcı gerçek IP adresi,
- User Agent Bilgisi: Bağlantı isteği yapılan internet tarayıcısı bilgisi (örn. Explorer/chrome gibi)
- İşletim Sistemi Versiyon Bilgisi: Bağlantı isteği yapılan bilgisayarın işletim sisteminin versiyon bilgisi (örn. Windows10/xp)
- İnternet sitemizi ziyaret ettiğiniz tarih ve saat bilgisi.
- Kişisel Verilerinizi Kimlerle Paylaşıyoruz:
- Veri Sahibinin (İlgili Kişinin) Hakları
- İşlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlendiyse bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurtiçi veya dışında aktarıldığı üçüncü tarafları bilme
- Eksik ya da yanlış işlenmişse veya değişmişse, düzeltilmesini talep etme
- KVKK Madde 7 çerçevesinde, silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Aktarıldığı üçüncü kişilerden de yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi nedeniyle aleyhte bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
- KVKK’ya aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini isteme hakkına sahipsiniz.
- Yürürlük ve Değişiklikler